关于印发《吉林市劳动用工备案操作流程》有关问题的通知

时间: 2017-07-08
  

 

吉市人社发〔2013107

 

各县(市)区人力资源和社会保障局、经开区人力资源和社会保障局、高新区人事和劳动社会保障局:

为贯彻《吉林省劳动用工备案管理办法》,落实新制定的用工备案手续,规范我市劳动用工备案工作程序,指导各级人社部门开展劳动用工备案工作,现制定《吉林市劳动用工备案操作流程》,印发给你们,请遵照执行。

 

 

吉林市人力资源和社会保障局

一三年十月二十五日
吉林市劳动用工备案操作流程

 

用人单位办理劳动用工备案分为初次备案、变动备案和注销备案。

一、初次备案

(一)现有用人单位初次备案

1、各级用工备案管理部门负责向本级所属现有用人单位发放《用人单位劳动用工备案基础信息采集表》和《职工劳动用工备案基础信息采集表》或用人单位下载用工备案客户端软件。

2、用人单位填写《用人单位劳动用工备案基础信息采集表》和《职工劳动用工备案基础信息采集表》或录入用工备案客户端软件。

3、用人单位持下列材料到所属用工备案管理部门:

1)企业营业执照副本(机关事业单位法人证、社会团体法人资格证、其他用人单位依法成立取得的许可证)原件及复印件;

2)组织机构代码证原件及复印件;

3)劳动合同书或签订劳动合同备案名册;

4)用工备案数据导出文件或用工备案信息采集表;

5)为劳动者缴纳各项社会保险费的相关证明。

4、用工备案管理部门审核用人单位提供的相关材料,导入或录入《劳动用工备案管理系统》,为用人单位登记核发《劳动用工备案手册》,注明经办人和日期,加盖“劳动用工备案专用章”。

(二)新成立用人单位初次备案

新成立用人单位应当在工商注册或批准成立之日起三十日内办理初次备案。

1、用人单位到本级用工备案管理部门领取《用人单位劳动用工备案基础信息采集表》和《职工劳动用工备案基础信息采集表》或下载用工备案客户端软件。

2、用人单位填写《用人单位劳动用工备案基础信息采集表》和《职工劳动用工备案基础信息采集表》或录入用工备案客户端软件。

3、用人单位持下列材料到所属用工备案管理部门:

1)企业营业执照副本(机关事业单位法人证、社会团体法人资格证、其他用人单位依法成立取得的许可证)原件及复印件;

2)组织机构代码证原件及复印件;

3)劳动合同书或签订劳动合同备案名册;

4)用工备案数据导出文件或用工备案信息采集表;

5)为劳动者缴纳各项社会保险费的相关证明。

4、用工备案管理部门审核用人单位提供的相关材料,导入

或录入《劳动用工备案管理系统》,为用人单位登记核发《劳动用工备案手册》,注明经办人和日期,加盖“劳动用工备案专用章”。

二、变动备案

用人单位新招用或调入人员、与劳动者补签劳动合同、与劳动者终止(解除)劳动合同或为劳动者办理退休手续时应当办理变动备案。

(一)新招用或调入劳动者

1、用人单位应当与劳动者依法签订劳动合同,并于30日内到所属用工备案管理部门办理变动备案。

1)用人单位新招用人员时,应携带《劳动用工备案手册》及相关材料办理新招用人员录用备案手续,并进行劳动用工变动备案。

2)用人单位调入劳动者时应携带《劳动用工备案手册》及职工调动手续进行劳动用工变动备案。

2、用工备案管理部门对其提供的用工变动备案信息核实无误后录入《劳动用工备案管理系统》。

(二)与劳动者补签劳动合同。

1、用人单位为劳动者补签劳动合同时,应当自补签合同之日起七日内到原用工备案管理部门办理变动备案。办理变动备案手续时,应当携带《劳动用工备案手册》并提供以下材料:

1)劳动合同书;

2)、签订劳动合同备案名册。

2、用工备案管理部门对其提供的用工变动备案信息核实无误后录入《劳动用工备案管理系统》。

(三)与劳动者终止(解除)劳动合同或为劳动者办理退休手续

1、用人单位与劳动者终止(解除)劳动合同时,应于七日内到所属备案管理部门办理变动备案。办理变动备案时,应携带《劳动用工备案手册》并提供以下材料:

1)劳动者辞职申请或职工调动手续、用人单位对劳动者的处理决定和送达手续、依法进行经济性裁员的相关手续;

2)劳动合同书;

3)终止(解除)劳动合同证明书;

4)终止(解除)劳动合同备案名册。

2、劳动者退休时,人社部门在为劳动者办理退休审批手续的同时,直接办理用工变动备案。办理变动备案时,用人单位应提供职工档案、《退休审批表》和《退休人员审批汇总表》。

3、用工备案管理部门对其提供的用工变动备案信息核实无误后录入《劳动用工备案管理系统》。

三、注销备案

(一)用人单位发生下列情况形时,应当进行注销备案:

1、被依法宣告破产;

2、用人单位章程规定的营业期限届满或者章程规定的其他解散事由出现;

3、股东会决议解散;

4、依法被吊销营业执照、责令关闭或被撤销;

5、因合并、分立解散或被人民法院依法予以解散;

6、法律、行政法规规定的其他情形。

(二)用人单位发生注销情形时,应当自注销之日起七日商,到所属用工备案管理部门办理劳动用工注销备案。办理注销备案时,应当携带《劳动用工备案手册》,并提供以下材料:

1、工商行政管理部门出具的注销或吊销手续;

2、劳动合同书;

3、终止(解除)劳动合同证明书;

4、终止(解除)劳动合同备案名册。

(三)用工备案管理部门对用人单位提供的用工注销备案信息核实无误后,录入《劳动用工备案管理系统》,收回《手册》,并在《手册》上注明经办人和日期,加盖“已注销”章。

四、用工备案《手册》制度和年检制度

用工备案实行《劳动用工备案手册》制度,《手册》样本由省人社厅统一制定。《手册》由用人单位负责保管,《手册》记录的内容不得涂改。

《手册》实行年检制度。用人单位应当每年三月份将上年度用工情况如实填入《手册》,报所属用工备案管理部门年检。用工备案管理部门对《手册》内容核实无误后,加盖“已年检”章,注明经办人和日期,并将有关工资收入分配和参加社会保险情况信息录入到《劳动用工备案管理系统》。

五、用工备案分级管理原则

市、县(市)区所属用人单位及在其工商行政管理部门注册登记的用人单位到同级人社部门办理用工备案;个体经济组织到所在街镇乡、社区劳动保障事务所办理用工备案。

本市行政区域内从事固定经营活动的外地用人单位,应当到与注册备案工商行政管理部门同级的人社部门委托的机构进行用工备案。

六、主动备案

各级用工备案管理部门应及时与用人单位联系,开展主动备案。

1、积极与同级工商行政管理部门联系,争取其给予配合,索取本辖区的用人单位的联系方式,以电话或邮寄等方式联系用人单位,通知其尽快到用工备案管理部门办理劳动用工备案手续;

2、发挥基层劳动关系协调工作平台作用,发动各社区,对本辖区的用人单位发放劳动用工备案信息采集表,督促用人单位到同级的用工备案管理部门办理劳动用工备案手续。

七、各部门紧密配合

市人社局劳动关系处、调解仲裁管理处、养老保险处、医疗保险管理中心、劳动监察支队等相关处室和单位在为用人单位办理劳动工资审批、劳动合同备案、退休人员审批、医疗保险、劳动年检等相关业务时, 应审查用人单位《劳动用工备案手册》。

劳动保障监察部门应当依法对用人单位用工备案情况进行监督检查,对于未按规定进行用工备案或提供虚假备案信息的,责令其限期改正,对拒不改正的,依照有关法律法规的规定予以查处。

八、《劳动用工备案手册》编号规则

《手册》编号由四部分组成,共计11位。

1、第一部分为“吉林”汉语拼音首位字母|JL”,由两位英语文大写字母组成。

2、第二部分为“市州编码,由2位阿拉伯数字组成,吉林市编码为|02|”。

3、第三部分为各县(市、区)编码,由2位阿拉伯数字组成。

市本级01,昌邑区02,龙潭区03,船营区04,高新开发区06,经济开发区07,丰满区11,永吉县21,蛟河市28,桦甸市82,舒兰市83,磐石市84

4、第四部分为自然序列码, 5位阿位伯数字组成。从0000199999按照自然序列排序。

如:JL02110010表示吉林市丰满区核发的第10本《手册》。

九、统计汇总制度

各级用工备案管理部门要建立《核发劳动用工备案手册管理台帐》(表样见附件1)、《劳动用工备案工作进展情况统计表》(表样式见附件3),对手册核发情况进行动态管理。

对于表1和表2,各级备案机构在办理用工备案的同时,要即时填写,存档留存以备检查。表3要以周为单位,逐级报送,如实汇总,按时报送。

 

附件:1、核发劳动用工备案手册管理台帐

      2、劳动用工备案手册注销管理台帐

      3、劳动用工备案工作进展情况统计表